¿Cuáles son las fases del proceso de análisis y descripción de puestos de trabajo?
1. Recopilación de la información. Durante esta fase hay una serie de pasos que se deben seguir para comenzar de manera adecuada y que inicialmente no se realice trabajo en balde:
- Apoyo e involucración de la Dirección de la empresa
- Obtener el organigrama de la empresa.
- Hacer un inventario de puestos de trabajo.
- Preparar el cuestionario para la recogida de la información.
- Elegir el método de análisis que queremos utilizar para la recogida de la información: cuestionario del puesto, la entrevista, la observación, diario de trabajo, grabaciones, método mixto
- Pasar a la acción. Recoger la información.
- Decidir quién va a recoger la información.
- Elaborar un Plan de Comunicación.
- Repasar la información con el titular del puesto y verificarla con el inmediato superior.
2. Descripción inicial. Es el momento de trasladar la información recopilada de una manera ordenada a la ficha de “Descripción de Puesto inicial” para que quede presentable, puede decir que es la foto actual del puesto de trabajo. Existen muchos modelos de fichas de Descripción de Puestos, para cada empresa habrá que diseñar el que mejor se adapte a sus necesidades.
3. Análisis. Llegados a este punto, tenemos que analizar la ficha de Descripción del Puesto. Este análisis nos tiene que servir para responder, por ejemplo, a las siguientes cuestiones:
- La posición que ocupa el puesto a nivel organizativo (organigrama) ¿es la adecuada?
- Las funciones y tareas del puesto ¿aportan valor a la empresa?
- ¿Se pueden delegar?
- ¿Se pueden informatizar?
- Respecto al método de trabajo ¿Se puede mejorar?
- ¿Existen funciones o tareas que no se corresponden con el puesto?
- ¿Existen funciones o tareas propias del puesto que no se están realizando?
- Esta batería de preguntas no es cerrada, cada empresa debe elaborar la suya en función de sus objetivos.
4. Plan de acción. De nada sirve analizar la información recogida si de ella no se desprende un plan de acción, encaminado a corregir y mejorar aquéllas cuestiones que han sido evidenciadas en el análisis.
5. Verificación. Una vez que el plan de acción está finalizado, es conveniente verificar mediante el método de la entrevista y si fuese necesario la observación que todos los hitos del plan están implantados de forma correcta.
6. Descripción del puesto. Por último, cuando ya tenemos la información analizada y depurada con el plan de acción, es el momento de hacer la foto final, es el momento de presentar la información relativa al puesto de trabajo y esto lo hacemos trasladando todos los datos a una ficha que diseñamos a tal efecto y que la llamamos Descripción de Puesto. Existen muchos modelos y cada uno debe adaptar el que mejor cumpla con sus necesidades, yo os dejo varios para que os ayuden a realizar el vuestro.
Muy útil y sintético
Mi opinión sobre el tema de análisis de puestos, es que cada persona tiene una cualidad específica para poder ser candidato en un puesto en especial. El tema es interesante ya que como candidatos debemos que seguir una serie de pasos para que nos puedan conocer, y que podamos ser participantes en las vacantes disponibles.
El analisis y descripcion de puesto me sirve para rediseñar un puesto de trabajo cuando hay rotacion alta?