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Gestión del tiempo y cómo mejorar nuestra productividad | Máster en Dirección y Gestión de Empresas | Vicente Sabater

Los alumnos del Máster en Dirección y Gestión de Empresas contaron con la participación de Vicente Sabater, profesor del Departamento de Organización de Empresas de la Universidad de Alicante, para compartir claves sobre como mejorar nuestra  productividad y gestión del tiempo. Aquí os presentamos algunas ideas clave sobre su intervención…

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A menudo nos preguntamos cómo podemos ser más productivos o cómo podemos introducir acciones en el día a día que nos permitan ser más eficaces. Nos encontramos con muchas restricciones como la falta de tiempo pero sin embargo “perdemos” mucho el tiempo, nos distraemos.

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Para el tiempo del que disponemos, ¿alcanzamos el nivel de rendimiento deseado?,  ¿perdemos el tiempo en cosas innecesarias? Estas son reflexiones que como directivos y mandos intermedios deberíamos hacernos.

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¿Podemos gestionar nuestro tiempo?

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El tiempo no se puede gestionar, pero sí podemos gestionar el flujo de acontecimientos, actividades o sucesos. Podemos identificar nuestros principales puntos de pérdida de tiempo (ladrones o malversadores de tiempo) para mejorar lo que queremos conseguir, así como también clarificar nuestros objetivos y establecer una correcta programación y planificación que nos permitirá:

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1. Identificar nuestros ladrones de tiempo (interrupciones, llamadas, correos, reuniones, compromisos, etc.) para evitarlos en la medida de lo posible y limitar al mínimo el tiempo que nos ocupan. Quizá no podamos eliminarlos pero si manejarlos mejor si planteamos estrategias para solucionarlos.

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2. Planificar y programar el trabajo con eficacia. Planificar es decir que se ha de hacer, cuando y con qué medios. ¿Qué se quiere alcanzar?, ¿qué actividades se estiman necesarias para ello?, ¿qué recursos se consideran precisos?, ¿en qué momento debe hacerse cada cosa? Es mejor programar primero las cosas más importantes para los periodos en los que nos sintamos más eficaces y tengamos menos probabilidad de ser interrumpidos. Si no lo programas antes, nunca hay tiempo después y cuando adquirimos el hábito de planificar las cosas salen solas.

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3. Aprender a distinguir las tareas que son importantes de las urgentes o prioritarias. ¿Cuantas veces nos encontramos con charlas innecesarias, reuniones inacabables, perfeccionismo en las tareas, etc.? En el día a día hay que priorizar y actuar de forma inteligente. Cuando decides hacer unas tareas dejas de hacer otras, pero si tenemos claros nuestros objetivos seremos más productivos y podremos decidir qué tarea es más relevante hacer en cada momento. ¿Qué hacemos con las tareas menos importantes o de bajo rendimiento? Podemos delegarlas, negociar con otros su realización, sistematizarlas, bajar las normas de exigencia de calidad / perfección, ignorarlas, etc.

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Es importante aprender a combatir con eficacia la falta de tiempo, el estrés, las distracciones, las interrupciones y la gran cantidad de información que recibimos cada día. Contamos con herramientas que nos pueden ayudar a gestionar nuestras tareas y nuestro tiempo, utilicémoslas.

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Si no planificamos ni gestionamos el tiempo viviremos en constante aceleración y agobio, tendremos sensación de incertidumbre, olvidaremos y pasaremos por alto cuestiones importantes o tendremos  la sensación de ir sin rumbo.

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Al conseguir una eficaz gestión del tiempo mejoramos el trabajo y la efectividad de la empresa, ya que la gestión óptima del tiempo es una habilidad que nos va a permitir la consecución de los objetivos empresariales y ser más eficaces en el trabajo para encontrar el equilibrio entre lo personal y lo profesional.

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